廣交會攻略 | 展前邀約六大要點 讓客戶主動找上門

海關(guān)數(shù)據(jù)公司有哪些展前邀約小技巧？所有打算參加展會的外貿(mào)企業(yè)，都會積極進行展前邀約等準備工作。關(guān)于展前邀約，靠譜的海關(guān)數(shù)據(jù)公司總結(jié)了一些實用的小技巧，助力外貿(mào)企業(yè)使參展達到預期的效果。

以廣交會的展前邀約為例，福建靠譜的海關(guān)數(shù)據(jù)公司認為，可以將其劃分為五個關(guān)鍵步驟：

1. 發(fā)出邀約：向顧客發(fā)送邀約函，并提供詳細的攤位地址。在這一方面，海關(guān)數(shù)據(jù)公司推薦兩種邀約方法。

(1) 郵件提前邀約：通過郵件邀請客戶，明確告知展會詳情，強調(diào)展會價值和公司新產(chǎn)品與解決方案的重要性，并提供展會宣傳資料。

(2) 多渠道宣傳與邀約：借助海關(guān)數(shù)據(jù)公司，利用社交媒體平臺發(fā)布展會信息，分享公司產(chǎn)品和解決方案的內(nèi)容，提高展會曝光度。同時，結(jié)合電話、短信等多種渠道進行個性化邀約，確?？蛻袅私庹箷闹匾院皖A期收益。

2. 溝通采購意向：與主要顧客進行電話溝通，基于海關(guān)數(shù)據(jù)，了解他們的采購計劃和需求。

3. 準備與參展時間確認：向顧客咨詢參展時間，并詢問是否需要協(xié)助做相關(guān)準備。在這一方面，海關(guān)數(shù)據(jù)公司建議注意兩點：

(1) 電話邀約重點客戶：通過電話與重點客戶溝通，了解其是否計劃參觀展會，并提供展會相關(guān)信息和協(xié)助。

(2) 確定客戶參展日期：詢問并確認客戶的參展日期和行程安排，以便提前做好接待和準備工作。

4. 展前再次聯(lián)系：展覽臨近時，可以通過福建靠譜的海關(guān)數(shù)據(jù)公司獲取聯(lián)系方式，采用多種方式聯(lián)系客戶，告知展臺位置和聯(lián)系方式，并盡量獲取客戶在中國的電話。

5. 展期跟進：在展覽期間，對于未按預定時間到場的顧客，主動電話邀請，確保顧客能來到攤位參觀。

海關(guān)數(shù)據(jù)公司提示，這五個關(guān)鍵步驟是參展企業(yè)在客戶邀請過程中需要遵守的基本準則，它們構(gòu)成了一個完整的流程。每一步都至關(guān)重要，而且應該被嚴格執(zhí)行。這樣做不僅可以確保客戶對我們的邀請感到滿意和尊重，還能為我們的參展成功奠定堅實的基礎(chǔ)。

向哪些客戶發(fā)送參展邀請？

海關(guān)數(shù)據(jù)公司建議，參展邀請的發(fā)送對象，可以聚焦于曾有過合作經(jīng)歷的客戶，以及根據(jù)海關(guān)數(shù)據(jù)篩選，當前正在積極跟蹤的潛在客戶。但同時，對于其他采購商，不應輕易忽視其潛在價值，認為即使發(fā)出邀請也不會前來參展，這種觀念實則是一種誤區(qū)。通過深入分析邀請后的可能結(jié)果，海關(guān)數(shù)據(jù)公司假設(shè)了三種情形：

一、即便客戶未能親臨展會現(xiàn)場，其對于我們公司能力的認可亦會有所提升。畢竟，能夠在展會上展現(xiàn)公司形象，本身便是對公司實力的一種體現(xiàn)，對于國際客戶而言更是如此。海關(guān)數(shù)據(jù)公司提示，當此類客戶產(chǎn)生購買需求或?qū)で笮碌墓虝r，他們更有可能主動與我們?nèi)〉寐?lián)系，并選擇我們作為合作伙伴。

二、若客戶應邀前來參展，則我們應通過海關(guān)數(shù)據(jù)公司，做好充分準備，以展現(xiàn)公司的專業(yè)性和優(yōu)勢。

三、即便客戶未能親臨現(xiàn)場，但若能回復一封郵件，我們便能獲取其有效的聯(lián)系方式，結(jié)合海關(guān)數(shù)據(jù)公司提供的各種工具，為后續(xù)跟進工作提供便利。

海關(guān)數(shù)據(jù)公司提示，既已決定參展，我們便應充分利用展會的影響力，將其視為一種高效的營銷工具。在展會前，我們應精心策劃邀請和營銷方案，并在展會期間實施一套完整的市場推廣策略。若僅僅被動地等待客戶、收集名片，最終的結(jié)果很可能令人失望。因此，我們應積極主動地開展各項工作，以確保展會的成功并優(yōu)化其營銷效果。

關(guān)于展前邀約的邀請函，海關(guān)數(shù)據(jù)公司認為應該這么寫：

1. 提供個性化內(nèi)容

一些外貿(mào)公司可能會從網(wǎng)上下載模板，復制并修改后發(fā)布邀請函。然而，這種做法往往缺乏個性化和真誠性?？蛻襞c公司的互動并非僅限于一次或兩次，因此他們對重復的、模板化的邀請信已經(jīng)習以為常。相反，如果你能借助靠譜的海關(guān)數(shù)據(jù)公司的工具，寫出一封飽含誠意的郵件，表達祝愿，并提及你們最后一次對話的內(nèi)容，這封邀請函將給人留下深刻印象，它將成為一份優(yōu)質(zhì)的邀請函。

2. 考慮周到的交通指引

海關(guān)數(shù)據(jù)公司建議，在邀請函中包含一條詳細的交通路徑是非常必要的。如果在信件中提供這樣的信息：“為了避免交通擁堵耽誤您的出行，請在賓館泊車后轉(zhuǎn)乘地鐵前往會場”，并附上地鐵線路圖，無疑會留下良好的第一印象。

3. 安排恰當?shù)慕哟龝r間

若參展企業(yè)在多個國家都有代理，在邀請他們時也應考慮恰當?shù)慕哟龝r間。海關(guān)數(shù)據(jù)公司解釋道，不同區(qū)域代理可能是競爭對手，為避免尷尬，邀請時應盡量避免他們打照面。

4. 隨函附上場館布局圖

邀請函中應附帶展廳的平面圖，幫助顧客輕松找到自己的展臺。海關(guān)數(shù)據(jù)公司提示，組委會已將展館平面圖上傳至官網(wǎng)，在網(wǎng)站上下載后可以附在邀請函中。

5. 提供天氣信息

海關(guān)數(shù)據(jù)公司指出，參展商通常是從全球各地前來，他們對展覽會的環(huán)境可能并不了解。因此，如果邀請函中能提供即將到來數(shù)日的具體天氣情況，以及一些實用的日常生活提示，這將是一份貼心且實用的溫馨提示。

6. 突出展會的特別優(yōu)勢

海關(guān)數(shù)據(jù)公司建議，可以詳細描述展會中精心策劃的特別活動，讓潛在參與者預見到全新的體驗和收獲。同時，明確列出針對客戶的優(yōu)惠政策，展現(xiàn)誠意和關(guān)懷。這樣的策略有助于吸引更多客戶的興趣，使他們更愿意參與，共同感受展會的魅力。

以下是一些邀請函，以供參閱：

（切記，避免千篇一律）

模板一：

Dear Sirs/Madam:

We hereby sincerely invite you and your company representatives to visit our booth at [XX] from April 15th to [XX], 20XX.

We are one of the manufacturers specialized in sanitaryware, including two-piece toilets, wash basins, cabinet basins, pedestal basins, bidets, counter basins, decorated ceramics and so on. Our new models offer superb design and their new features give them distinct advantages over similar products from other manufacturers.

It would be a great pleasure to meet you at the exhibition. We expect to establish long-term business relations with your company in the future.

Exhibition Center: [XX]

Booth Number: [XX]

Date: April 15th to [XX], 20XX

Best Regards,

XXX

模板二：

Dear,

We treasure every opportunity to meet with you, our valued customer.

From XX April to XX May 20xx, we will be exhibiting at the “XXXX”.

We cordially invite you to visit our booth.

Our booth number is XX.

You may click here to find our location.

With Compliments,

(COMPANY NAME)

模板三：

Dear XXX,

It's good to hear about your visit to Shenzhen. I will bring the samples to your hotel on the designated date.

You mentioned that you can't visit our factory in Dongguan due to the long distance. But if it suits your schedule, I'd like to invite you to visit our booth at the Shenzhen Convention and Exhibition Centre during CPSE, currently one of the biggest exhibitions in the world for the Security industry.

The information below is for your reference.

China Public Security Expo (CPSE)

Date: October 29th, 2017 - November 1st, 2017

Venue: Shenzhen Convention and Exhibition Center

Our Booth No: E001

(If you want to know more details about the exhibition, or simply need guidance to the location during CPSE, just call me!)

Have a nice day!

XXX

模板四：

Dear XXX,

How are you?

This is XXX from the XXX company, specializing in the manufacture and sale of XXX products, such as: Product A, Product B, Product C, Product D, Product E, and so on.

Now I am writing to invite you to visit our exhibition stand in Guangzhou, China -- The 135th China Import and Export Fair (Canton Fair). Our booth number is XXX.

We will be displaying a great variety of our products here, suitable for worldwide well-known brands. We believe there will be some items that will interest you. Meanwhile, I think it will be a good opportunity to communicate with you face to face.

If you are unable to attend this exhibition, please feel free to visit our website: www.abcd.com for more details.

We sincerely hope to see you at the Canton Fair and look forward to hearing from you soon.

Yours sincerely,

XXX

廣交會是國內(nèi)知名大型展會，以規(guī)模大，商品種類多，成交效果好而聞名。它不僅成為中國對外貿(mào)易的“晴雨表”，同時也成為展現(xiàn)中國對外開放成果和發(fā)展形象的一個重要窗口，在全球范圍內(nèi)引起廣泛關(guān)注。利用靠譜的海關(guān)數(shù)據(jù)公司做好邀約，就能事半功倍，實現(xiàn)更好的效果。